Einrichtung eines Prüfungsausschusses im Aufsichtsrat

Einrichtung eines Prüfungsausschusses

Kapitalmarktorientierte Kapitalgesellschaften im Sinne des § 264d HGB-E müssen gemäß § 324 HGB-E künftig einen Prüfungsausschuss einrichten, falls sie nicht über einen Aufsichts- oder Verwaltungsrat verfügen, der die Voraussetzungen des neuen § 100 Abs. 5 AktG-E erfüllt.

Die Anforderung des § 100 Abs. 5 AktG-E fordert, dass mindestens ein unabhängiges Mitglied des Aufsichtsrats über Sachverstand auf den Gebieten Rechnungslegung und Abschlussprüfung verfügen muss. Mindestens ein Mitglied des einzurichtenden Prüfungsausschusses muss diese Voraussetzung erfüllen.

Anforderungen an Unabhängigkeit und Sachverstand werden nunmehr gesetzlich kodifiziert, was bei manchen Unternehmen möglicherweise Veränderungen erfordert.

Die Aufgaben des Prüfungsausschusses, die grundsätzlich auch durch den Aufsichtsrat wahrgenommen werden können, werden konkretisiert, wobei klar sein dürfte, dass dies keine abschließende Aufstellung sein kann. Der Prüfungsausschuss befasst sich laut § 107 Abs. 3 Satz 2 AktG-E mit

  • der Überwachung des Rechnungslegungsprozesses,
  • der Wirksamkeit des internen Kontrollsystems, des internen Risikomanagementsystems und des internen Revisionssystems sowie
  • der Abschlussprüfung, hier insbesondere der Unabhängigkeit des Abschlussprüfers und der vom Abschlussprüfer zusätzlich erbrachten Leistungen.

In der Gesetzesbegründung wird klargestellt, dass die Überwachungsaufgabe hinsichtlich des IKS, des Risikomanagements und des internen Revisionssystems umfassend und nicht auf den Rechnungslegungsprozess beschränkt zu verstehen ist.

Die Gesetzesbegründung führt zur Frage der Überwachung der Wirksamkeit und der Verpflichtung zur Einrichtung der benannten Unternehmensstrukturen folgendes aus:

Mit der Überwachung der Wirksamkeit eines bestehenden internen Risikomanagementsystems ist immer auch die Aufgabe verbunden zu eruieren, ob Ergänzungen, Erweiterungen oder Verbesserungen erforderlich sind. Fehlt es gänzlich an einem internen Risikomanagementsystem, ist zu prüfen, ob die Einrichtung notwendig ist. Im Hinblick auf die sorgfältige Wahrnehmung der Überwachungsaufgabe liegt es im Interesse des Aufsichtsrates, den Vorstand zu veranlassen, stringente Kontrollsysteme und Informationsabläufe zu installieren, um mögliche Defizite im internen Risikomanagement zu minimieren und somit eigene Sorgfaltspflichtverletzungen auszuschließen. Die vorstehenden Überlegungen gelten entsprechend auch bezüglich der Überwachung des internen Kontrollsystems und der internen Revision. Die Überwachung des Rechnungslegungsprozesses dürfte in der Regel mit der Überwachung des internen Kontrollsystems und des internen Risikomanagementsystems einhergehen.

Geltungsbereich

Die Reglungen gelten für kapitalmarktorientierte Kapitalgesellschaften und die kapitalmarktorientierten Kreditinstitute und Versicherungen, die nicht Kapitalgesellschaften sind (siehe §§ 340k Abs. 5, 341k Abs. 4 HGB-E). Für weitere Detaillierungen und Ausnahmen im Hinblick auf Kapitalgesellschaften, die ausschließlich durch Vermögensgegenstände besicherte Wertpapiere ausgeben und Kreditinstitute, die bis zu EUR 100 Mio. in Schuldtiteln ausgegeben haben, siehe § 324 HGB-E. Darüber hinaus werden über § 264a HGB auch bestimmte OHG und KG erfaßt.

Praxishinweis

Aufsichtsräte müssen ihre interne Organisation überprüfen und sicherstellen, dass sie die Anforderungen des BilMoG erfüllen. Weiterhin ist sicherzustellen, dass sie ihren Überwachungsaufgaben, die teilweise im BilMoG kodifiziert werden, nachkommen und dies auch dokumentieren können. Insbesondere die Überwachung der Wirksamkeit des internen Kontrollsystems, des internen Risikomanagementsystems und des internen Revisionssystems wird neue Herausforderungen mit sich bringen.

Die Unternehmen müssen sich auf entsprechende Prüfungen einstellen und sollten ggf. frühzeitig sicherstellen, dass hierbei keine unliebsamen Überraschungen eintreten.