Krisenmanagement, was bedeutet das für ein Unternehmen im 21. Jahrhundert? (Teil 4/4)

Dieser Artikel wird in vier Teilen präsentiert und wird Ihnen einen schnellen, vereinfachten und vor allem verständlichen Einblick in eine durchaus sehr komplexe und überaus umfangreiche Thematik geben.

Teil 1    BCM – Ein Einblick

Teil 2    BCM – Nur ein weiterer Begriff im Unternehmen

Teil 3    BCM – Vorschlag zum Vorgehen für die Implementierung

Teil 4    BCM – Die Kontrolle behalten

 

BCM - Die Kontrolle behalten

Der Krisenstab

Im Rahmen des BCM ist eine Institution zu etablieren, welche in einem für das Unternehmen festgestellten Krisenfall die Koordination der im Vorfeld als situationsabhängig definierten, festgelegten und vom Vorstand bzw. der Geschäftsführung des betroffenen Unternehmens freigegebenen Maßnahmen zur Durchführung veranlasst, die Umsetzung Kontrolliert und ggf. situationsabhängig weitere Maßnahmen entscheidet, als auch die Krisensituation für beendet erklärt.

Diese Institution wird üblicherweise als „Krisenstab“ bezeichnet und ist mit unterschiedlichen Gremien versehen, um die in diesem Fall unternehmens- bezogene Krise zu managen, d.h. zu einem guten Abschluss zu bringen. Der Leiter des Krisenstabes muss volle entscheidungskompetenz in Bezug auf alle durch die Krisensituation entstandenen Fragestellungen besitzen.

In diesem Zusammenhang sei erwähnt, dass der Aufsichtsrat oder der Beirat eines Unternehmens darauf hinwirken können, dass die Entscheidungsträger (Vorstand/ Geschäftsführung) Mitglieder eines solchen Gremiums zu sein haben, um die Unternehmensinteressen, auch in Krisensituationen, hinreichend gewahrt zu wissen.

Beim Krisenstab geht es im Wesentlichen darum, die Kontrolle über die Geschehnisse in einer Krisensituation zu behalten, was i.d.R. nur durch einen entsprechenden Kommunika­tions- und  Informationsfluss zu gewährleisten ist. D.h. durch diesen Stab wir ein aktives Handeln ermöglicht und ein reaktives Handeln weitestgehend vermieden. 

 

Krisenmanagement und Kommunikation

Einer der wichtigsten zu besetzenden Funktionen in einer Krisensituation ist die des Kommunikators (z.B. Pressesprecher). Die Feder war immer schon mächtiger als das Schwert und in der heutigen Zeit gilt diese Erkenntnis mehr denn je. Die Medien können ein starker Verbündeter, aber auch eine unkalkulierbare Größe im Sinne der Unternehmensinteressen sein. Ein Schaden für ein Unternehmen kann durch eine falsche Kommunikationspolitik einen sehr viel größeren Schaden anrichten, als jener, welcher durch die Krise selbst hätte entstehen können. 

 

Häufig gemachte „Fehler“ in Bezug auf „BCM“

Die nachfolgende Darstellung soll sowohl für Denkanstösse als auch als Check­liste zur Kontrolle eines bereits implementierten BCM dienen und dadurch dazu beitragen, mögliche „Fehler“ zu vermeiden.

Häufig unberücksichtigte Sachverhalte, die zu „Fehlern“ im BCM-Kontext führen können:

 Checkliste

Tabelle 1: Checkliste ggf. unberücksichtigter Sachverhalte (Zur Anzeige in Originalgröße nutzen Sie die Funktionen Ihres Browsers, z.B. rechter Klick, Grafik anzeigen)
Quelle: eigene Darstellung des Autors

Hinweis:

Diese Aufstellung erhebt nicht den Anspruch auf Vollständigkeit und dient lediglich der Anregung zum Gedankenaustausch über die Vollständigkeit der einzuleitenden bzw. eingeleiteten Maßnahmen eines Unternehmens.

Sollte die Tabelle aufgrund der Darstellung nur bedingt lesbar sein, so empfiehlt es sich, diese als Picture herunter zu laden und mit entsprechenden Programmen zu betrachten oder den Artikel schlicht zu drucken.

 

Erstmaligen Implementierung eines BCM

Im Rahmen der erstmaligen Implementierung eines BCM  ist es aufgrund der Komplexität nahezu unmöglich, alle Sachverhalte umfassend und abschließend zu berücksichtigen.

BCM sollte durch einen Prozesse eingeführt werden und nicht mit einem „Big Bang“. Durch prozessorientierte Implementierung werden die Mitarbeiter nicht „überfahren“, sondern haben die Möglichkeit, sich mit der Materie über einen längeren Zeitraum auseinander zu setzen und auch einzubringen.

Erkannte Fehler verbessern die BCM-Prozesse immer und immer wieder und unterstützen so den Reifegrad (Definition von 0 [nichts] bis 5 [voll umfassend]) des BCM im Unternehmen. Die Einzelhandelskette REWE hat, zwar nicht im Zusammenhang mit BCM, ein passendes Motto mit ihrer Werbeaussage definiert “Jeden Tag ein bisschen besser“. So sollten auch das Motto für BCM lauten. Die festgestellten Abweichungen sind in eine „Lessons learned“ – Aussage zu wandeln - aus Fehler kann und sollte gelernt werden - ein Weg entstehet nur, wenn er beangen wird.

 

Softwareunterstützung

Da hierbei eine Vielzahl von Sachverhalten zusammenkommen, die berücksichtigt werden müssen / sollten, haben verschiedene Softwarehersteller eine Vielzahl von unterschiedlichen Softwaretools entwickelt, die alle das gleiche Ziel auf unterschiedlichen Wegen versuchen zu erreichen – Sicherung des Fortbestandes eines Unternehmens in einer Krisensituation (unabhängig vom Auslöser der Krise).

Abhängig vom Aufbau dieser Tools werden in der Regel die wesentlichsten Verfahren zum Krisenmanagement bzw. Planen von Vorgehensweisen in Krisensituationen abgebildet. Ferner gibt es Firmen, die sich auf die notwendige und häufig unterschätzte Kommunikation im Krisenfall spezialisiert haben – von der Alarmierung bis zur Aufhebung der Situation „Krise“.

Diese Tools unterstützen i. d. R. die zielgerichtete Informationserfassung, Dokumentation, Trainings und Übungs-abläufe / -dokumentation. Es sei an dieser Stelle jedoch fürsorglich darauf hingewiesen, dass die Anschaffung und Implementierung eines Tools bei weitem nicht hinreichend ist, um ein Business Continuity Management zu definieren und zu etablieren.

Es gibt kein Business Continuity von der Stange [1]. Jedoch sind „Schablonen“ vorhanden, welche zu einer individuellen Maßanfertigung veredelt werden können. Die am Markt vorhandenen Tools können zur Unterstützung eingesetzt werden, müssen aber auch mit individuellen Daten und Prozessabläufen versehen werden und können in keinem Falle eine interne oder externe Beratungsleistung ersetzen.

 

Zusammenfassung

Krisenmanagement im 21. Jahrhundert bedeutet für Unternehmen aller Branchen und Größenordnungen sich ihrer individuell komplexen und vielschichtigen Abhängigkeiten und Verflechtungen in einer durch die Globalisierung der Geschäftsprozesse geprägten Wirtschaftswelt zu Recht zu finden. Darüber hinaus ist die Empfindlichkeit dieser sehr zerbrechlichen Komplexität im Ganzen zu erfassen und Maßnahmen zu erörtern, die es einem Unternehmen erlauben, unter Beachtung der gesetzten individuellen Parameter, den Forbestand des Unternehmens auch bei Beeinträchtigungen der Geschäftsprozesse nachhaltig fortzuführen.

Eine Einführung sollte im Abschluss umfassend sein und durch alle Mitarbeiter, direkt wie auch indirekt betroffene, gleichermaßen verinnerlicht sein.

 

Schlußwort

Viele Führungskräfte sind in der Lage, Situationen "aus der Hüfte" heraus zu managen und der Auffassung, kein BCM zu benötigen. Diese Manager beglückwünsche ich zu Ihrem Können - dokumentieren Sie es oder lassen Sie es dokumentieren. 

Dokumentieren Sie, wie Sie in der Vergangenheit auf entsprechende Situationen unter welchen Bedingungen reagiert haben oder sich vorstellen, auf welche zukünftige Situationen unter welchen Bedingungen wie zu reagieren. Sie helfen sich, Ihren Kollegen, ggf. Ihrem Nachfolger - ganz bestimmt aber Ihrem Unternehmen.  

Mit der Hoffnung verbunden, Ihnen einen schnellen, vereinfachten und vor allem verständlichen Einblick in die durchaus sehr komplexe und überaus umfangreiche Thematik gegeben zu haben, können Sie mich oder einen meiner Kollegen gerne über info@compliance-net.com kontaktieren.  

Klaus-Dieter Krause

 

Übersicht der einzelnen Artikel:

Teil 1    BCM – Ein Einblick

Teil 2    BCM – Nur ein weiterer Begriff im Unternehmen 

Teil 3    BCM – Vorschlag zum Vorgehen für die Implementierung

Teil 4    BCM – Die Kontrolle behalten

Der Artikel ist nach bestem Wissen und Gewissen recherchiert. Der Artikel dient lediglich dazu, einen Anhaltspunkt zu setzen, um weitere Schritte zu prüfen. Der Ersteller übernimmt keinerlei Haftung, Für den Inhalt der verlinkten Webseiten und Dokumente sind die Betreiber der Webseiten verantwortlich. Alle Angaben ohne Gewähr.


Quelle:

[1] Vgl. „ Der Beitrag externer Partner im BCM – PowerPoint Präsentation kdkrause1.pdf “, www.compliance-net.de/BCM1, 11. Oktober 2008, Klaus-Dieter Krause, MBCI, CISA, CISM