E-Bilanz direkt in SAP®: Das LiNKiT eBilanz Cockpit für SAP®
E-Bilanz ist 2013 eines der wichtigen Themen in den Finanzabteilungen der Unternehmen. Zur Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen müssen sie sich zwischen unterschiedlichen Lösungsansätzen entscheiden: Die Bandbreite der rund 50 angebotenen „E-Bilanz“ Produkte (siehe: https://www.elster.de/elster_soft_nw.php) reicht von reinen Übermittlungswerkzeugen, die lediglich anderweitig erstellte Steuerbilanzdaten an die Finanzbehörde versenden bis hin zu vollständig in die ERP-Systeme integrierten Lösungen, die Unternehmen von der Datengenerierung über die Erstellung der Steuerbilanzen bis zur Übermittlung unterstützen.
Eines der wenigen Produkte, die vollständig in SAP® integriert sind und damit den Finanzabteilungen hohen Benutzungskomfort in Aussicht stellen, ist das LiNKiT eBilanz Cockpit.
Wir haben Rüdiger Hoffmann, Geschäftsführer von LiNKiT Consulting, befragt, ob denn ein hoher Integrationsgrad gleichzeitig hohe Projektkosten bedeutet:
„Zur Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen müssen keine großen Organisations- und IT-Projekte im Finanzbereich – etwa vergleichbar mit IFRS-Umstellungen der letzten Jahre – gestemmt werden“, erklärt Rüdiger Hoffmann, Geschäftsführer von LiNKiT Consulting. „Unabhängig von der im Unternehmen verwendeten Buchhaltungssoftware – von DATEV bis SAP – sollte die Einführung der E-Bilanz - inklusive der benötigten Erstellungs - und Übermittlungssoftware - einen kleinen bis mittleren fünfstelligen Euro-Betrag nicht übersteigen. Ein Einführungsprojekt sollte nur wenige Monate in Anspruch nehmen und auch nur sehr begrenzt Ressourcen im Unternehmen binden“, so Hoffmann weiter.
Erstellung und Übermittlung der elektronischen Steuerbilanz ohne Medienbrüche
LiNKiT Consulting verfolgt bei der Entwicklung betriebswirtschaftlicher Speziallösungen im Finanzbereich grundsätzlich den Ansatz von Cockpit-Lösungen. Der Vorteil solcher Lösungen liegt darin, dass sie für den Anwender über eine einzige Transaktion innerhalb des SAP®-Systems zu erreichen sind. Innerhalb des Cockpits ist der Aufbau zudem so gewählt, dass notwendige Arbeitsschritte übersichtlich dargestellt sind und vom versierten Benutzer einfach und nachvollziehbar abgearbeitet werden können. Ziel einer jeden LiNKiT-Cockpit-Lösung ist es, für den Anwender nahezu selbsterklärend zu sein.
Für die Erstellung einer elektronischen Steuerbilanz ist daher ebenfalls eine Cockpit-Lösung gewählt worden, die mit geringem Aufwand in bestehende SAP-Systeme implementiert werden kann. Unterstützt werden SAP® Releases ab ERP 6.0.
Der Implementierungsaufwand ist äußerst gering und beschränkt sich auf wenige Tage.
E-Bilanz direkt aus SAP®
Das von LiNKiT entwickelte eBilanz-Cockpit ist eine einfache und schlanke Methode, die elektronische Steuerbilanz in der geforderten Taxonomie direkt im SAP®-System zu erstellen und zu bearbeiten. Über eine vorhandene Excel-Schnittstelle ist zudem der Import von Bilanzdaten aus verteilten SAP®-Systemen und aus nicht-SAP®-Systemen in das Cockpit möglich, sodass alle Steuerbilanzen eines Unternehmens mit dem gleichen Werkzeug erstellt werden können. Es ist somit möglich, die hohen Anforderungen an Daten- und Prozesssicherheit von SAP® zu nutzen.
Das LiNKiT eBilanz-Cockpit führt den Anwender in zehn Schritten zielgerichtet zur Erstellung einer elektronischen Steuerbilanz nach § 5b EStG.
- Neue Taxonomieversionen können regelmäßig eingelesen werden
- Quelldaten werden direkt aus dem RFBILA oder per Datei-Import aus Non-SAP®-Systemen bezogen
- Direkte E-Bilanz-Stammdatenpflege (GCD)
- Einfaches GAAP-Mapping durch Zuordnung von Bilanzknoten oder einzelnen Konten per Drag & Drop
- Erzeugen der initialen Steuerbilanz auf Knopfdruck
- Bearbeitungsfunktion zur buchhalterischen Erfassung der Überleitungsrechnung mit Saldovortragsoption
- Buchhalterische Prüfung nach Erfassung aller Delta-Buchungen
- Einfache XBRL-Erzeugung in SAP®
- ERiC-Validierung und Fehlerbearbeitung direkt im E-Bilanz-Cockpit
- E-Bilanz-Versand an die Finanzverwaltung. Empfang und revisionssichere Ablage des Übertragungsprotokolls direkt in SAP®.
Der betriebswirtschaftliche Aufsatzpunkt ist eine beliebige bereits im SAP®-System befindliche Handels- oder Steuerbilanz. Bei Verwendung einer Handelsbilanz als Aufsatzpunkt spielt es zudem keine Rolle, ob es sich um eine HGB-, IFRS- oder eine Bilanz nach sonstigen Rechnungslegungsnormen handelt. Der Bearbeiter wählt diejenige Rechnungslegungsnorm, welche den geringsten Überleitungsaufwand zur Steuerbilanz darstellt. Es ist ebenfalls unerheblich, ob für die Erstellung der zugrunde liegenden Bilanzen in SAP die Ledger-Technik im neuen Hauptbuch (FI-GL), eine Kontenplan-basierte Lösung, Buchungen im Special Ledger (FI-SL) oder eine Erfassung von Bewertungsunterschieden in einer Sonderperiode genutzt werden. Darüber hinaus spielt es keine Rolle, ob nach Full-Figure Methode oder Delta-Methode verfahren wird.
Überleitungsrechnung direkt in SAP®
Die Erfassung der Überleitungsrechnung erfolgt vollständig innerhalb des LiNKiT eBilanz Cockpits. Bewertungsdifferenzen werden beleghaft auf Taxonomiepositionen erfasst. Die erzeugten Belege werden in separaten SAP®-Tabellen fortgeschrieben und GOB-konform aufbewahrt. Buchungsbegründende Unterlagen können direkt zum Beleg abgelegt werden. Somit ist im Falle der Betriebsprüfung ein direkter Online-Zugriff durch den betriebsprüfen auf alle relevanten Daten gewährleistet.
Compliance und Datensicherheit
Neben der Erfüllung aller explizit in § 5b EStG gestellten Anforderungen an die elektronische Steuerbilanz ist die vollkommen medienbruchfreie Erzeugung und Übermittlung der Daten ein wesentliches Ziel des LiNKiT-Ansatzes. Das heißt konkret, dass mit Ausnahme des Imports der von den Finanzbehörden bereitgestellten Daten wie GCD- und GAAP-Taxonomie sowie des Exports der finalen Steuerbilanz mittels des ERiC-Clients, das SAP®-System zu keinem Zeitpunkt verlassen wird. Alle Aktivitäten zur Erstellung der Steuerbilanz finden ausnahmslos innerhalb von SAP® ERP statt, werden dort mit standardisierten Verfahren aufgezeichnet, gesichert und unterliegen den strengen Datenschutzmaßnahmen des jeweils genutzten SAP®-Systems.
Insbesondere findet zu keiner Zeit ein Export von nicht fertigen Steuerbilanzen zum Zwecke der Veränderung, Bearbeitung oder Erweiterung und ebenso wenig ein Import von außerhalb des SAP®-Systems veränderten Daten zum Zwecke der Weiterverarbeitung in SAP® statt. Dadurch garantiert das LiNKiT eBilanz-Cockpit eine lückenlose Nachweisbarkeit aller Bearbeitungsschritte innerhalb eines einzigen geschlossenen Systems – von der initialen Buchung eines Geschäftsvorfalls bis zur letztlichen Erstellung und dem Versand der elektronischen Steuerbilanz.
Versionierung, Delta-Bearbeitung und Vortragsfunktion
Das LiNKiT eBilanz Cockpit bietet eine Reihe von Funktionalitäten, welche die Erstellung von elektronischen Steuerbilanzen in Folgejahren nach der Erstanwendung erheblich erleichtern. Durch die durchgängige Versionierung wird ermöglicht, dass Daten jedes beliebigen Bearbeitungsstandes aus Vorperioden übernommen und als Basis für die Weiterbearbeitung verwendet werden können. Dadurch können bereits getroffene Zuordnungen bei GCD- und GAAP-Taxonomie problemlos in Folgejahre übernommen werden. Nach dem Import der für die neue Berichtsperiode gültigen Taxonomie- sowie der zu verwendenden Bilanzversion werden im Rahmen einer Delta-Anzeige aller Unterschiede zum Vorjahr aufgezeigt. Die folgenden möglichen Differenzen werden dargestellt:
- hinzugekommene oder entfallene Taxonomie-Positionen
- (neue) Muss- oder Summen-Mussfelder ohne Zuordnung zu einer Bilanzposition oder einem Sachkonto
- (neue) Bilanzpositionen oder Sachkonten ohne Zuordnung zu einer Taxonomie-Position
Für die Erstellung der E-Bilanz in Folgejahren ist nur noch die Zuordnung dieser Delta-Sachverhalte vorzunehmen. Gleiches gilt für neue oder veränderte Sachverhalte in der GCD-Taxonomie.
Eine Vortragsfunktion ermöglicht die Weiterverwendung von Deltabuchungen aus Vorperioden und die kontinuierliche Fortführung von Bewertungsunterschieden.
Sollte es durch Prüfungstätigkeiten zu rückwirkenden Änderungen an Steuerbilanzen kommen, so ermöglicht die versionierte Datenhaltung innerhalb LiNKiT eBilanz Cockpits eine Korrektur gemäß den vorliegenden Prüfungsergebnissen in der jeweils betroffenen Periode. Auch die relevanten Auswirkungen auf Folgejahre können auf diese Weise konsistent innerhalb erfasst werden.
Eine Online-Demonstration des LiNKiT eBilanz Cockpits finden Sie hier: http://www.ebilanz-aus-sap.de/livedemo/