In vielen Organisationen werden Daten zur Unternehmenssteuerung häufig in Tabellenkalkulationsprogrammen, wie z.B. Microsoft Excel, aufbereitet und dokumentiert. Die Flexibilität des Werkzeugs ist zugleich sein größtes Risiko. "Spreadsheet Risks" sind eine große Fehlerquelle in Unternehmen. Eine Dokumentation und wirksame "Spreadsheet Controls" sind oft kaum umsetzbar. Eine Vielzahl von Office-Dateien ist kaum bekannt und damit nur schwer kontrollierbar. Was für alle Unternehmen gleichermaßen zutrifft, ist im Finanzdienstleistungssektor Bestandteil der Regulierung. Eine der größten Herausforderungen für die Institute ist die gezielte Umsetzung der Mindestanforderungen an das Risikomanagement für Banken (MaRisk BA).
Denn: Die verbindliche Vorgabe der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) fordert für die Ausgestaltung des Risikomanagements zur Einhaltung von Compliance-Richtlinien in Kreditinstituten, die Einrichtung angemessener institutsinterner Leistungs-, Steuerungs- und Kontrollprozesse. Zudem wird die Sicherstellung der Verfügbarkeit, Integrität, Authentizität und Vertraulichkeit von Daten verlangt. Finanzdienstleister stehen daher nach wie vor vor der Aufgabe, sich einen Überblick über die wesentlichen Excel-Dateien in ihrem Hause zu verschaffen und diese, ebenso wie die dazugehörigen Prozesse, auch entsprechend zu dokumentieren.
MaRisk-konforme Dokumentation von Excel-Dateien mit dem agentes Office Process Manager (aOPM)
Der agentes Office Process Manager (aOPM) unterstützt Finanzdienstleistungsunternehmen bei der revisionsunterstützenden Verwaltung von Tabellenkalkulationsdateien. Denn mit der Lösung des Münchner IT-Dienstleisters können Dateien aus MS Excel oder OpenOffice Calc bewertet, dokumentiert, freigegeben und versioniert werden.
Zunächst werden in einer Bestandsaufnahme alle im Unternehmen vorhandenen Excel-Dateien analysiert und katalogisiert. Institute erhalten so einen Überblick über den aktuellen Status quo, der dann in einer zentralen Dokumentationsdatenbank konsolidiert wird. Über ein Webportal kann jederzeit eine Auswertung aller erfassten Excel-Sheets aufgerufen werden. Ein Rollen- und Rechtekonzept ist ebenfalls integriert.
Anwenderinnen und Anwender der Lösung profitieren von einer gesteigerten Revisionssicherheit sowie von der garantierten Einhaltung von MaRisk-Standards. Die umfassende Ist-Daten-Analyse schafft Transparenz über vorhandene Tabellenkalkulationsdateien, zudem sind relevante Informationen jederzeit abrufbar.
Der Office Process Manager (aOPM) besteht aus einem Add-In für das jeweils vorhandene Tabellenkalkulationsprogramm sowie einem Portal zur Verwaltung der Excel-Sheets und ist bei der agentes-Gruppe erhältlich. Weitere Informationen und Möglichkeiten zur Kontaktaufnahme finden Sie unter https://www.agentes.de/solutions/office-process-manager