Das BilMoG erfordert von den betroffenen Unternehmen die Implementierung teilweise umfangreicher technischer und organisatorischer Maßnahmen.
Die Vorgehensweise bei der Implementierung muss priorisiert werden - die unterschiedlichen Regelungsbereiche ermöglichen eine zeitliche Abfolge der Implementierung. Hierbei müssen Teile der Anforderungen durch das BilMoG bereits am Anfang des ersten betroffenen Geschäftsjahres (voraussichtlich 2009) umgesetzt sein, während andere Aspekte erst zum Bilanzstichtag relevant werden.
Grundsätzlich sollten Unternehmen die folgenden Schritte für alle wesentlichen Regelungsbereiche des BilMoG, aber auch anderer "Compliance-Anforderungen", durchlaufen:
Prüfung der Anwendbarkeit für das Unternehmen
Unternehmen sollten die Vorgaben des BilMoG in strukturierter Form analysieren und feststellen, welche Regelungen im Einzelfall anwendbar sind.
Eine solche Bestandsaufnahme bildet die Basis für die Konzeptionierung und Umsetzung weiterer Maßnahmen.
Scope und Ist-Analyse
Für jede der Vorschriften sollte darüber hinaus festgestellt werden, in welchen Unternehmensbereichen diese Anwendung finden muss. Die Anforderungen zum Risikomanagement oder zum internen Kontrollsystem werden beispielsweise durchaus andere Organisationseinheiten betreffen als die Vorschriften zu spezifischen Bewertungs und Bilanzierungsgrundsätzen.
Im Folgenden sollte ein Unternehmen feststellen, welche Strukturen (Policies, Organisation, Technologie) zu den anwendbaren Vorschriften bestehen.
Gap-Analyse
Der Analyse der Ist-Situation muß eine Gap-Analyse folgen, deren Ergebnis eine strukturierte Aufstellung der Bereiche (innerhalb des Scope) ist, die den (anwendbaren) Vorschriften nicht entsprechen.
Diese Gap-Analyse muß die tatsächliche Situation einer ggf. zu definierenden Bezugsgöße (Soll-Zustand) gegenüberstellen und Abweichungen identifizieren. Häufig ist die Bezugsgröße bei Projekten dieser Art unzureichend definiert, so dass sich im späteren Verlauf das berühmte "Moving Target" ergibt, was Projekte zeitlich und in Bezug auf das Budget aus dem Ruder laufen lässt.
Maßnahmen, Priorisierung und zeitliche Planung
Aus der Gap-Analyse müssen die zu treffenden Maßnahmen abgeleitet werden. Um eine sachgerechte Vorgehensweise sicherzustellen, ist eine Priorisierung und zeitliche Planung der Arbeiten unumgänglich.
Die Erfahrung zeigt, dass der erforderliche Aufwand (zeitlich/Ressourcen) häufig unterschätzt wird.
Umsetzung
Die identifizeirten Massnahmen sind dann im Rahmen eines professionell geführten Projekts und mit dem notwendigen (und wahrnehmbaren) Management Support in geeigneter Weise umzusetzen.Hier bietet es sich an, ggf. sachverständige Hilfe in Anspruch zu nehmen und ggf. auch den Abschlussprüfer zu konsultieren, um sicherzustellen, dass jederzeit die Richtung der Arbeiten stimmt.
Wirksamkeitskontrolle
In vielen Fällen (Beispielsweise beim Aufbau oder Redesign von IKS-Strukturen) bietet sich an, die getroffenen Massnahmen auf Wirksamkeit zu prüfen, um sicherzustellen, dass der gewünschte Effekt auch nachhaltig erzielt wird. Dadurch lassen sich unliebsame Überraschungen bei späteren Prüfungen auch mit hoher Wahrscheinlichkeit vermeiden.
Praxishinweis:
Die Implementierung der Anforderungen des BilMoG betrifft Bilanzierungs- und Besteuerungsfragen, bei denen sichergestellt sein muß, dass die Anforderungen zum Bilanzstichtag auch erfüllt werden können und die hierfür erforderlichen Informationren und Aufzeichnungen zum Stichtag bereitstehen.
Darüber hinaus sind Bereiche der Governance, des Risikomanagements und der internen Kontrollstrukturen betroffen, die bei wesentlichen Schwächen einen erheblichen Implementierungsaufwand nach sich ziehen können. Darüber hinaus sollten die Massnahmen, die den Rechnungslegungsprozess betreffen und die ordnungsmäßige Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle während des Geschäftsjahres sicherstellen sollen, bereits am Anfang des Geschäftsjahres wirksam sein, da bereits zu diesem Zeitpunkt ein Einfluss auf die Rechnungslegung am Periodenende vorliegt.
Abschließend sei angemerkt, dass auch die Erfüllung von Dokumentationsstandards in der Definition des Soll-Zustands nicht vergessen werden darf. Anderenfalls wären die getroffenen Massnahmen durch den Prüfer nicht nachvollziehbar – selbst, wenn sie wirksam wären.